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Outlook: combinar correspondencia desde una cuenta determinada

combinar correspondenciaNo siempre, en mi caso casi nunca, enviamos un email directamente desde Microsoft Outlook. Utilizamos otras herramientas que se se conectan con el Outlook para que este mende el email. Normalmente se conectan las aplicaciones a través del servicio MAPI (Messaging Application Programming Interface) que dispone Microsoft Outlook.

Habitualmente yo envío emails de las siguientes maneras

  • Desde el Microsoft Word
  • Desde el explorador de Windows con la opción Enviar a… > Destinatario de correo
  • Combinar correspondencia desde Microsoft Word

Como habitualmente utilizo la primera o segunda opción nunca me paré que este sistema no envía el email a través de la cuentra predeterminada, y al enviar un mensaje uno a uno no había problema: se cambia a mano el remitente.

El problema es cuando quieres combinar correspondencia, de unos 500 emails, y te salen por la cuenta “predeterminada” y que necesitas que sea otra. Aquí la solución:

Establecer una cuenta predeterminada para combinar correspondecia

La solución es fácil: los emails no se envían por la cuenta predeterminada sino que se envían por el archivo de datos predeterminado.

Para cambiar el archivo de datos prederteminado en Outlook 2010 (similar en los anteriores, excepto el menú) haremos los siguientes pasos:

En el menú seleccionamos Archivo > Información > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta…

Configuración de cuenta de OutlookEn la ventana de Configuración de la cuenta que se abre seleccionamos la solapa Archivos de datos, seleccionamos el archivo de datos asociado a la cuenta de email que queramos usar para combinar correspondencia y pulsamos en Establecer como predeterminado tal y como mostramos a continuación:

02_Establecer archivo de datos predeterminado

Nos saldrá un aviso que se cambiará el lugar por defecto de entrega de correo, bla, bla, bla y que los cambios se aplicarán cuando reiniciemos el Outlook.

03_Ubicación de entrega de correo

Nos aseguraremos de que lo cerramos del todo (todas las instancias) y listo.

A partir de ahora la bandeja de salida por defecto será la del archivo de datos seleccionado.

Si no queremos que estos cambios sean permanentes en cualquier momento podemos volver a dejar la configuración como al principio.

 

 

 

combinar correspondencia

Aplicar formato a los datos combinados

combinar correspondenciaPara aplicar formato a los datos combinados, debe dar formato a los campos de combinación del documento principal. No aplique formato a los datos del origen de datos, ya que este formato se perderá cuando combine los datos en el documento.

Para cambiar el formato del texto

  1. En el documento principal, seleccione el campo que contiene la información a la que desee dar formato, incluyendo los caracteres de campo de combinación («« »»).
  2. En el menú Formato, haga clic en un comando, como Fuente o Párrafo y, a continuación, seleccione las opciones que desee.

Para cambiar el uso de mayúsculas

  1. En el documento principal, presione ALT+F9 para mostrar los códigos de campo.
  2. Inmediatamente después del nombre del campo (ADDRESSBLOCK, GREETINGLINE o MERGEFIELD), escriba un espacio y, a continuación, escriba uno de los siguientes modificadores de formato:

\* mayúsculas

Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra.

\* PrimeraMayús

Pone en mayúscula la primera letra de la primera palabra.

\* Mayús

Pone en mayúscula todas las letras.

\* Minús

Pone todas las letras en minúscula.

  1. Vuelva a presionar las teclas ALT+F9 para ocultar los códigos de campo.

Para cambiar otro formato mediante los códigos de campo

Si desea controlar otros aspectos del formato, presione ALT+F9 para mostrar los códigos de campo en el documento principal y, a continuación, agregue modificadores a los campos de combinación.

Por ejemplo:

  • Para mostrar el número “34987,89” como “34.987,89 Pts”, agregue un modificador de imagen numérica (\# #.###,00 Pts).
  • Para mostrar el número “0945” como “9:45 p.m.”, agregue el modificador de imagen de fecha-hora (\@ “h:mm a.m./p.m.”).
  • Para asegurarse de que la información combinada tiene la misma fuente y el mismo tamaño en puntos que los aplicados al campo de combinación, agregue el modificador \* COMFORMATO.